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¿Qué información se debe preparar para migrar a un nuevo Software ERP?

Cuando en una empresa se toma la decisión de migrar a un nuevo Software ERP, habitualmente se busca migrar la mayor cantidad de información posible. Por ello, de la planeación a la ejecución suelen existir brechas muy grandes que nos desvían del objetivo principal: “implementar un nuevo Software ERP”.

 

 

Tenga en cuenta 3 premisas para evitar desviarse al implementar un nuevo Software ERP y garantizar el éxito del proyecto dentro de los tiempos establecidos en el cronograma de trabajo:

  1. Segmentar la información, garantizando que solo se migren datos actualizados, completos y de relevancia para la ejecución de los procesos de la compañía.
  2. Preparar el cargue de datos, validando con el nuevo proveedor qué información se puede subir o importar al nuevo sistema de manera más automática.
  3. Realizar auditorias de información, proceso que se debe ejecutar antes y después de cada importación por los usuarios responsables para avalar la fidelidad del dato.

Es importante resaltar que la duración de estas actividades dependerá en gran medida del tiempo que se le asigne a cada actividad, de las necesidades de los usuarios para el análisis posterior de información, la calidad de los datos en el sistema original y la transformación de estructura que deba tenerse en cuenta para el cargue al nuevo sistema

Entre la información de mayor relevancia:

  1. PUC (Plan Único de Cuentas): analizar si la estructura actual debe cambiarse, esto debido a las nuevas necesidades de clasificación de la información para posterior análisis y toma de decisiones. porque es probable que esta haya sido definida hace muchos años, cuando la compañía tenía otras necesidades de información.
  2. Terceros (clientes, empleados, proveedores): en ocasiones se acumula una gran cantidad de terceros y en el momento de la verificación ni el 50% de ellos está activo. Es la oportunidad perfecta para actualizarlos e inclusive para adoptar de manera más eficiente nuevas legislaciones como la facturación electrónica.
  3. Centros de costos: estos son un clasificador financiero que permite dividir la información para su análisis. En su gran mayoría están asociados a las áreas o actividades que la compañía tuvo en algún momento y que probablemente ya no estén vigentes. Con el cambio de Software ERP, depurar, reclasificar y hasta diseñar una nueva estructura de costos es de gran valor para la compañía debido a que las nuevas prácticas de análisis financiero solicitan ver la información desde diferentes puntos de vista.
  4. Ítems: Si su empresa es comercializadora, los ítems son uno de los pilares de su operación. Plantee cómo requiere clasificarlos ahora, puede ser por marca, familia, características, entre otros criterios. Valide que la codificación tenga una nemotecnia que le aporte al negocio y a los usuarios para una fácil identificación.
  5. Formulación de productos: si su compañía es productora, la formulación y ficha técnica de los productos es una actividad que debe desarrollarse con mucho detenimiento para que se logre cumplir con las expectativas de mejoramiento y eficiencia de las áreas involucradas.

Contar con personal calificado y con habilidad en el manejo de hojas de Excel será de gran valor para la migración, porque le permitirá configurar todas las fórmulas disponibles como: buscar, concatenar o validar información, hacer operaciones aritméticas o estadísticas, incluir agregados, entre otras.  Este usuario avanzado será su mejor aliado en el momento de garantizar la calidad y pertinencia de la información que finalmente va a migrar.

Estas son algunas características generales que debe tener en cuenta para una migración, pero en cada proyecto por cambio de Software ERP, la mejor opción es tener un equipo interino, nombrar un líder de proyecto que le permita planear, asignar y realizar un monitoreo detallado en cada etapa del proyecto para garantizar su éxito.

 

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