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Software ERP: Formas de implementar la Facturación Electrónica

Para inicios del 2019, más específicamente, el 1 de enero de 2019, todas las empresas de régimen común del país van a tener que empezar a facturar de manera electrónica. Es importante entonces contar con un software ERP que permita emitir documentos electrónicos en tiempo real.

Esto, debido al proyecto de la DIAN que obliga a usar este sistema, que trae ciertos beneficios que le interesan al gobierno, como la reducción de las evasiones. Este es un gran cambio, que no solo es en escala (por las miles de empresas que se van a ver implicadas) sino también porque la facturación electrónica puede afectar el funcionamiento de las empresas en sus áreas administrativas de manera significativa.

Debido al impacto que la facturación electrónica va a tener en las empresas, es importante seleccionar la manera correcta para implementarla. Cada implementación es distinta y tiene sus características especiales, que pueden beneficiar, o por lo contrario, truncar el buen funcionamiento de la empresa en su dia a dia.

Se debe tener en cuenta, que cada empresa tiene sus propias necesidades, y cada caso debe ser evaluado a la luz de sus características para tomar la mejor decisión sobre qué método de facturación electrónica van a usar. Debido a esto lo que queremos es simplemente proporcionar la información para que tomen una decisión clara e informada.

Existen 3 maneras principales en las que una compañía puede empezar la implementación de la Facturación Electrónica La primera sería un desarrollo a la medida, la segunda y más conocida es la contratación de servicios de un proveedor tecnológico y por último el uso de la plataforma gratuita que la DIAN dispuso para este fin.

Vamos a profundizar más en cada una de ellas, para lograr entender sus ventajas y desventajas: 

Solución propia

Esta consiste en tener un software especializado, desarrollado en específico para la empresa y su sistema de facturación, pero requiere de un esfuerzo económico grande. Inicialmente se requiere de un equipo de desarrollo, que se encargue de toda la integración. Y una vez listo, no se puede dejar de actualizar ya es probable que la DIAN haga cambios y ajustes a lo largo del tiempo, cambios que se deben realizar rápidamente para asegurar el buen funcionamiento del sistema. Todo esto, en tiempo y costo representa una gran inversión, que para empresas grandes puede representar un gran beneficio en términos de personalización y adaptación al sistema contable que estén usando.

Existe la opción así también, de contratar un desarrollo a la medida con una empresa de tecnología, que ya tenga el conocimiento y se encargue de todo el proceso. Puede que para una empresa que no disponga de los recursos o la experticia de desarrollo, los beneficios no justifican este tipo de implementación, pero para casos especiales, como sistemas ERP muy específicos, que tengan que adaptarse a la Facturación Electrónica. es casi la única solución viable. 

Contratar servicios de un Proveedor Tecnológico

La más conocida de todas. Consiste en usar los servicios de una empresa que tenga un producto ya desarrollado, ya sea que se compre como un módulo extra o que ya esté incluida de forma nativa, o sea ,todo un sistema de contabilidad ya desarrollado que ya tenga la facturación electrónica ya incluida. En ese caso solo sería necesario hacer unos cuantos trámites y pequeñas configuraciones, con esto se podría empezar a emitir las facturas electrónicas de forma rápida y fácil. Soluciones ERP cómo la de PSL ya funcionan de esta manera.

Contratar los servicios de un proveedor es la opción ideal para la mayoría de empresas e incluso para personas naturales. Es relativamente económico (en comparación a la opción anterior). Además, el proveedor sobre el proveedor tecnológico recae la responsabilidad de mantener todo en orden y sin errores. También se evitan ciertos trámites cómo conseguir la firma electrónica (que puede tener un costo alto para algunas empresas) para las facturas. Con esto se terceriza un servicio tecnológico que por lo general no es el que hacer de la mayor parte de las empresas, permitiéndoles enfocarse en lo que de verdad genera valor.

Facturación electrónica gratuita

Es una opción que ofrece la DIAN para micro, pequeñas empresas, y personas naturales. Es un sistema de facturación desarrollado por la misma DIAN en el cual se pueden agregar las facturas que se emitan. Lamentablemente no tiene manera de conectarse con otros sistemas, así que es opción buena para los que todavía no tienen su propio sistema contable. De otra forma, habría un reproceso en cada factura que se genere, teniendo que agregar una en el sistema usado normalmente y luego re hacerla de nuevo en el sistema de la DIAN, lo que en el largo plazo podría resultar muy costoso. Y requiere de una firma electrónica, de las cuales van a dar sin costo alguno a los primeros 7000 usuarios que la pidan. 

Para finalizar es importante recordar que, sin importar la forma de Facturación Electrónica. que se quiera implementar, hay que hacerlo dentro de los tiempos que impone la DIAN, ya que si estos no se cumplen, se incurre en cuantiosas sanciones

Por eso es importante hacer una transición hacia la facturación electrónica de forma planeada, con el tiempo necesario, de esta forma, se pueden obtener los verdaderos beneficios de su uso. 

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