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¿Cómo construir un RFP (Request for Proposal) para buscar un ERP?

Muchas empresas cuando van a cambiar su ERP o software contable acuden a un RFP (Request for Proposal) para analizar las diferentes opciones que pueden tener los proveedores de soluciones administrativas. 

 

Como consultora de ERP y desarrolladora de nuevos negocios, sugiero que las empresas analicen estos aspectos básicos de cómo construir un RFP:

¿A qué proponentes invito para el RFP del ERP?

Esto depende de varios factores como: alcance de la solución que se busca, presupuesto para el ERP y reputación del proveedor.

 

¿Por qué quiere cambiar su software actual?

Esta respuesta debe ser lo más detallada posible de los inconvenientes actuales que tiene la compañía y por lo cual busca cambiar su software, puesto que colocará en contexto a los posibles proveedores o proponentes para el RFP.

 

¿Qué funcionalidades debe tener el ERP?

En este punto las empresas deben analizar cada uno de los procesos de la compañía y detallar que no quieren perder del software actual y que desean tener en su nuevo ERP, deben tener en cuenta que mientras mas extenso sea este documento, más tiempo tomará analizar la información.  También deben priorizar que es lo obligatorio, de lo deseable, debido a que mientras mas funcionalidades describan, mas costosa será la solución del ERP

 

¿Cómo definir los usuarios del ERP?

Es necesario describir la cantidad de usuarios, y cuál va a ser la función de cada uno de ellos (perfiles de usuario).

 

¿Cómo definir un cronograma para un RFP?

Describir de forma detallada cuales son las fechas de preguntas de aclaración del documento, de envío de documento, análisis y selección de los proveedores finalista para empezar las demostraciones. 

 

¿A quién debo contactar para saber más sobre el RFP?

Personal con quien se podrán resolver las dudas del RFP y posiblemente serán los encargados de analizar las respuestas de los proveedores del ERP.

 

Cada RFP debe ser único y construido para cada compañía, debido a que, si se copian de otros RFP publicados en el mercado, podrían estar omitiendo funcionalidades importantes para su compañía o sobre dimensionando la solución, lo cual no solucionaría los problemas actualmente de la compañía. 

 

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