Administración Financiera
Gestión de Gastos Web

La gestión de Viajes y Gastos es uno de los rubros que más está pesando en las organizaciones modernas, ya que por falta de controles y registros en línea puede presentar erogación de dinero, el cual puede llegar a desangran la compañía. Este control no puede hacer que las personas involucradas en el proceso, inviertan excesivamente su tiempo en tareas administrativas, como tampoco tiene sentido que las áreas administrativas y financieras dediquen tanto tiempo al registro-flujo-conciliación de documentos y de efectivo.

El sistema web de nuestro software ERP de PSL le permite a sus colaboradores (sin importar el lugar en que se encuentren) contar con una herramienta colaborativa que gestiona todos los tramos del proceso: solicitud, autorización, gestión de anticipos, relación de los gastos, liquidación, gestión de discrepancias, reintegros de divisas, entre otros. Está integrado completamente y en tiempo real con los módulos Contable - Presupuestal - Fiscal - Tesorería - Bancario y Cuentas por Pagar del ERP de PSL.

Otras características son:

  • Gestione, legalice y registre rubros como: gastos de viaje, cajas menores, anticipos de transporte y otros.
  • Permita que sus empleados realicen desde cualquier lugar el anticipo de gastos de viaje, diligenciando un formulario en el cual indica destino del viaje, duración de éste, fechas de salida y retorno entre otros. Pasando a un flujo de aprobación en la cual se asigna el valor del anticipo, el cual puede ser en una o varias monedas dependiendo el destino del viaje.
  • Tenga el control y seguimiento de cada anticipo entregado a sus empleados con el software ERP, una vez la solicitud es aprobada, se genera en el módulo de cuentas por pagar una solicitud de anticipo para que sea pagada, la cual al hacerlo crea la cuenta por cobrar en cabeza del empleado con los respectivos efectos contables.
  • Facilite el ingreso de los gasto incurridos, finalizado el viaje o durante el transcurso de este se pueden reportar dichos gastos con base en los soportes documentales recolectados por el empleado.
  • Tenga la información completa de los gastos relacionados con los viajes, estos se someten a un flujo de aprobación, ajuste y revisión. En esta etapa se hace discriminación de los respectivos impuestos y se genera el comprobante contable respectivo, el cual entre sus asientos disminuye o cancela la cuenta por cobrar al empleado.
  • Conozca fácilmente que gastos fueron incurridos con tarjetas de crédito empresariales asignadas a los empleados.
  • Tenga información congruente, uno de los puntos traumáticos de los gastos de viaje, es que la mayoría de los terceros informados en éstos no están matriculados en el ERP, este sistema cuenta con la posibilidad de censar cuales no están matriculados para que se les complete su información básica y sean importados, lo cual garantiza que el comprobante resultante de la legalización no sea rechazado por no estar los terceros matriculados.
  • Controle sus cajas menores y legalización de transporte, por medio del sistema web.

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