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¿Qué ventajas ofrece a una empresa un software o sistema de gestión empresarial?

Escrito por Equipo ERP el . Publicado en Blog del ERP

El termino Sistema (o Software) de Gestión Empresarial se refiere a un conjunto de programas informáticos que operan, de manera orquestada, los diferentes procesos que surte una empresa en su operación diaria. Este tipo de sistemas también son conocidos como ERP (de las siglas Enterprise Resource Planning en el inglés).

Una de las premisa detrás de un Software de Gestión Empresarial es que los procesos de una empresa, orquestados adecuadamente, logran generar grandes eficiencias en costos y tiempos de la operación, incrementando la competitividad de quien los implementa. Igualmente, sistematizar los diferentes procesos críticos empresariales (típicamente nos referimos a manufactura, compras, ventas, manejo de inventarios, facturación, contabilidad, manejo de RRHH) permite que las empresas puedan crecer sin traumatismos, puesto que éstas logran manejar grandes volúmenes de operaciones de manera organizada.

Otra de las importantes premisas tras la implementación de un Sistema o Software de Gestión Empresarial la brinda el poder contar con información en tiempo real de lo que está ocurriendo en la empresa. Muchas decisiones importantes, como lo son la compra de insumos o materia prima, la restricción o flexibilización de políticas de cartera, el manejo del capital de trabajo, el manejo de estrategias de precios y promociones, entre otras, dependen de la situación de la empresa dentro del comportamiento del entorno. Muchas empresas entran en aprietos económicos al no reaccionar a tiempo a una compra excesiva de inventarios, por ejemplo, o a la generación de actividades que permitan vender en tiempos difíciles. Al contar con la información en tiempo real que les provee un Software de Gestión Empresarial de lo que ocurre en sus establecimientos, bodegas y puntos de venta, los gerentes pueden tomar decisiones oportunas frente a su negocio, previniendo las crisis y aprovechando las oportunidades de mercado.

Por supuesto, un Software de Gestión empresarial también facilita el control de los diferentes procesos de negocio eliminando las posibilidades de errores o robos dentro de una empresa. En esta misma línea, los Sistemas de Gestión Empresarial permiten un manejo seguro de la información, puesto que aquellos que son robustos y modernos guardan la información en motores de bases de datos que previenen la inconsistencia de la información y a la vez, a través de políticas de redundancia que pueden ser activadas en los mismos motores, permiten la generación de copias de seguridad automáticas (con periodicidad de hasta segundos) eliminando el riesgo de que la información de una empresa se pierda.

Otro punto importante a resaltar en los Sistemas de Gestión Empresarial tiene que ver con el control del acceso a la información. En las empresas no es prudente que todos los empleados tengan acceso a toda la información. En ambientes no sistematizados, esto es muy complejo de controlar. Sin embargo, los Software de Gestión Empresarial robustos permiten configurar qué personas pueden acceder a qué información, bien sea para verla o para editarla. Esto genera tranquilidad a la gerencia que los datos más confidenciales de su empresa se mantienen seguros y son protegidos de filtraciones.

Finalmente, un Sistema de Gestión Empresarial permite a las empresas cumplir con los requerimientos de los entes de control fiscales, municipales y gubernamentales de todo tipo, eliminando costosas multas que se incurren cuando los procesos críticos no se encuentran debidamente documentados y controlados.